還暦祝いの案内状で注意すべきポイントを徹底解説！参考文例も紹介

会社の上司や恩師の還暦を祝うパーティーは、万全の準備で当日を迎えたいものです。

そこで今回は、幹事が最初にやらなければならない案内状の作成を特集。準備の方法や具体的な書き方を解説します。

お世話になった人の還暦祝いパーティーを成功させるために、正しい案内状を用意しましょう。案内状の文例も、ぜひ参考にしてください。

還暦祝いの案内状を準備する注意点

当然のことながら、第一に優先すべきは還暦を迎える主役の方の都合です。

幹事はまず主役の参加の意志を確認してからその他の招待者へ案内状を送ることになります。

主役には前もってパーティー開催の候補日時を伝えて本人の了解を得た後、確認の意味で正式な案内状を送る、という流れで進めましょう。

開催の2〜3ヶ月前に届くよう送付

案内状はできるだけ早めに準備して送るようにしましょう。

案内状を受け取る相手側にもそれぞれ予定があります。還暦祝いの開催日の2〜3ヶ月前には到着するように送っておきたいところです。

また、案内状の作成・送付にはさまざまな確認事項があることを見越して、準備期間を長めに取ったほうが無難です。

還暦祝いの案内状、書き方

案内状を受け取った招待者がそれを見ただけで当日迷わず会場まで来れるよう、必要な情報をもれなく記載することは招待側のマナーです。

招待客に調べ直しをさせないよう、案内状の内容は何度も見返してチェックし、わかりやすさを第一に心がけましょう。

また、招待者の人数を把握して万が一の「招待漏れ」を防ぐためにも招待者の氏名・住所・連絡先を一覧表にしたリストを作成しておきましょう。

最初にリストをつくっておけば、参加者の出欠確認のほか、引き出物の準備や当日の会費受付などの管理にも役立ちます。

招待状の体裁は？

高級ホテルのレストランを貸し切りにしてドレスコードがあるパーティーを開催するなど、還暦祝いの格式が高い場合、招待状は結婚式で使うような往復ハガキを出すか封書で返信用ハガキを同封して送る形式がふさわしいでしょう。

しかし、そこまであらたまる必要がなければ手紙やハガキに必要事項を記載して送るだけでも問題はありません。

また、職場内の集まりなど、日頃からメールで気軽にやり取りし、そのほうがスムーズに連絡が取れる相手ならメールでの案内も失礼にはなりません。

パーティー会場の選定・日時を告知

事前のチェックポイントとして、還暦祝いを開催する場合は参加者が集まりやすい場所を選びましょう。

例えば、大人数になるなら最寄り駅からシャトルバスの出ているレストランや駅近のお店を貸し切りにするのもおすすめです。

もし会場がわかりにくい場所にあるなら、案内状には会場名・住所・電話番号とともに「会場までの目印」も記載しましょう。

会費制の場合は受付の業務にも配慮

会費制のお祝いの場合、案内状には金額の記載は必須項目です。

また、会費制でパーティーを行うなら受付に会計係を置く必要があります。

当日の現場が混乱しないよう、受付で提示するもの（案内状など）を持参してもらうよう、案内状でお願いしておくと安心です。忘れがちなポイントですので気をつけましょう。

出欠の返事の期日を明記

案内状を送った方が全員参加できるわけではありません。出欠の返事の期日も案内状の中に忘れず記載しましょう。

出欠の返事を手元のリストに記載すれば参加人数を把握した上で準備がしやすくなります。

アクセスマップ・交通ダイヤを添える

案内状には会場までのアクセスマップや公共交通機関のダイヤを添えるとより親切です。

当日は、初めて会場の場所に来るという人もいるでしょう。そのため、簡易な地図でかまいませんので最寄り駅から会場までのアクセスマップを添えましょう。

電車やバスなど公共交通機関のダイヤも確認し、もし本数が少ないなら注意喚起のために時刻表を案内状に載せましょう。

また、駅やバス停から「徒歩●分」と移動時間の目安を記載しておくと案内状を受け取った人は安心します。

ただし、Googleマップなどインターネット上のマップ・時刻表をそのまま印刷して配るのは禁物です。著作権侵害にあたるということに留意してください。

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還暦祝い案内状の文例

案内状に書く内容が決まったら、次は案内状の具体的な文面を考えていきます。

「還暦祝いパーティーの幹事から参加者を招待するための案内状」と「幹事が還暦を迎える本人へ送る案内状」、二つのパターンを想定して文例をご紹介します。

①還暦祝いの参加者に送る案内状の文例

②還暦祝いの主役に送る案内状の文例

「参加者向け」と「主役向け」を間違えないこと

還暦祝いの主役に「会費●●円」と書いた案内状を送ってしまっては喜ばせるどころか嬉しい気持ちを台無しにし、戸惑わせてしまいます。

当たり前のことのようですが、案内状をあわてて準備するとこのような凡ミスも十分起こり得ます。

案内状を郵送する前に、今一度、複数の人数で内容を確認することをおすすめします。

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まとめ

還暦祝いの幹事をまかされた際の案内状の書き方についてご紹介しました。

案内状の作成や送付には思いの他時間がかかるので、準備は早めに取り掛かり、還暦祝い開催日の３ヶ月ぐらい前までの完成を目指しましょう。

細かな配慮のもと、マナーを大切に書かれた案内状からは慶事をお祝いする気持ちや相手を敬う姿勢が伝わります。

素敵な還暦祝いを実現するために、今回お伝えした情報を参考にしてくださいね。