還暦祝いの幹事を任された人が悩みがちなのは、招待状をどう書くかということ。
今回は、そんな人のために招待状のテンプレートや返信の方法をご紹介します。
還暦祝いは、60年という節目を迎えた人に祝福の気持ちとますますの健康祈願をお伝えする大切なイベント。
招待客のリストアップや招待状の準備など、素敵な還暦祝いのヒントになる情報を集めましたので、ぜひ参考にしてください。
目次
還暦祝いの招待状作りの流れ
いつもの誕生日とは違い、節目の色合いが強い還暦祝いというイベント。
たくさんの人に来てもらうためには、還暦の主役と参加者それぞれに招待状を出す必要があります。
一般的に、招待状はハガキやメールで出すことがほとんどです。
招待状を出して出欠確認をする
招待状を出すメリットのひとつは、参加者の出欠を確認しやすいという点。
参加者が多ければ多いほど出席確認は大変になりますが、招待状を利用すれば作業が楽になります。
招待状に記入する必要事項は、
- 還暦祝いを開催する旨の挨拶
- 開催日時
- 会場へのアクセス（当日の連絡先）
- 会費と徴収方法
- 贈り物代
- 出欠確認の方法と返事の期限
- 幹事の連絡先
これらの明記が基本です。出欠確認の方法は、ハガキの場合は返信用ハガキで確認し、メールの場合はメールの返信で確認します。
本人宛と参加者宛の2種類作成する
招待状はハガキとメールどちらも2種類の作成が必要。
つまり、還暦を迎える本人宛とお祝いの会の参加者宛を用意しましょう。
もしも間違って還暦を迎える本人宛に会費などを記載した招待状を送ってしまったら大変です。
申し訳なく思わせてしまうので、送り間違いには十分に注意してください。
ハガキで招待状を出す
ハガキで招待状を出す場合の作成方法やテンプレートをご紹介します。
少人数なら手作りの招待状でコスト削減
ハガキの必要部数が少なく、時間に余裕がある場合は、手作りの招待状を用意しましょう。
ハガキの必要部数が多い場合は専門業者に発注すると大変便利ですが、その分コストはかかります。
ハガキを作成する時間がなくて予算に余裕がある場合のみ、業者に作成依頼するのがおすすめです。少ない数部から依頼できる業者もあるので、状況に合わせて上手く活用しましょう。
招待状のテンプレート
ハガキで招待状を作る場合の、本人あて・招待客あてそれぞれのテンプレート（例文）を紹介します。
還暦を迎えた本人に送るハガキ
〇〇様
このたびは還暦を迎えられました由、心よりお祝い申し上げます。
今までお世話になった感謝の気持ちとして、ささやかですがお祝いの会を計画しました。
懐かしい思い出話や近況などをお聞かせいただければと存じます。
ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
日時：〇月〇日（〇） 午後〇時～〇時
場所：会場の住所と電話番号
幹事 〇〇（名前）
お問い合わせ連絡先 〇〇（電話番号・メールアドレス・住所）
参加者に送るハガキ
〇〇（参加者名・所属部署など）の皆様
拝啓〇〇の候 皆様におかれましては益々ご健勝のことと お慶び申し上げます。
さて、このたび〇〇様の還暦をお祝いする会を下記の通り開催する運びとなりました。
ご多忙とは思われますが、皆様のご来会をお待ちしております。
敬具
日時：〇月〇日（土） 午後〇時～〇時 〇時までにはお集まりください。
場所：会場の住所と電話番号
会費：〇円（当日ご用意をお願いします）
尚、準備の都合上、お手数ですが〇月〇日までに返信用はがきにて、出欠をお知らせください。
幹事 〇〇（名前）
お問い合わせ連絡先 〇〇（電話番号・メールアドレス・住所）
往復ハガキを使うなら発送は早めに
ハガキで招待状を出す場合は往復ハガキがおすすめです。
返信用ハガキが手元に帰ってくれば出欠の確認がしやすくなります。
返信用ハガキで出欠席を確認するなら、招待状を発送するタイミングは、お祝いの会の2〜3ヶ月前が理想的です。返信ハガキの期限は1ヶ月前に設定しましょう。
メールで招待状を出す
メールで招待状を出す場合のテンプレートや注意点をご紹介します。
招待状のテンプレート
メールで招待状を作る場合の、本人あて・招待客あてそれぞれのテンプレート（例文）を紹介します。
還暦を迎えた本人に送るメール
件名：【開催案内】◯◯さんの還暦祝いの会（◯月◯日◯時〜）
◯◯さん
還暦おめでとうございます。
日頃お世話になっているお礼に◯◯一同でささやかなお祝いの会を計画しました。
ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
日時：◯月◯日（◯） 午後◯時～◯時
場所：◯◯ 場所がわからない場合は◯時に◯へ集合してください
幹事：◯◯
以上、よろしくお願いいたします。
参加者に送るメール
件名：【開催案内】◯◯さんの還暦祝いの会（◯月◯日◯時〜）
◯◯各位
お疲れ様です。
◯月◯日に◯◯さんが還暦を迎えます。
つきましては、◯月◯日◯時より◯◯一同でささやかなお祝いの会を開催します。
当日は、いつもお世話になっている◯◯さんをねぎらい、
感謝する気持ちを込めて、還暦祝いの贈り物を渡す予定です。
お忙しいところ恐縮ですが、ぜひご出席ください。
- 日時：◯月◯日（◯） 午後◯時～◯時
- 場所：◯◯ 場所がわからない人は◯時に◯へ集合してください
- 会費：◯◯円
- 贈り物代：◯◯円
- 幹事：◯◯
贈り物代は、当日欠席する方からも集金させていただきます。
お手数ですが、◯日◯時までに返信で出欠をお知らせ下さい。
以上、よろしくお願いいたします。
返信用のテンプレート
あわせて、幹事への返信メールのテンプレート（例文）も紹介しましょう。
参加者が幹事に送るメール
◯◯さん
幹事役お疲れ様です。
◯◯さんの還暦祝いの件、了解しました。
もちろん出席します。当日はよろしくお願いします。
何か手伝えることがあれば協力しますので声をかけてください。
メールで注意すべきこと
社内メールで招待状を出す場合は、タイトルを一目見ただけで内容がわかる件名にするのが重要です。
業務のメールが多い場合は、招待状のメールが埋もれてしまうことがあり、期日までに返信をもらえなくなってしまいます。
また、会の詳細は、招待状メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないようにしっかり確認し、参加者に知らせるべき情報を漏れなく記載しましょう。
箇条書きで書くと分かりやすくなるのでおすすめです。
また、会場となるお店のホームページURLがあれば添付しておけばより親切です。
還暦祝い、家族でも招待状で演出
家族のみで還暦祝いの会を開催する場合も、サプライズとして招待状を出すのはいかがでしょうか？還暦祝いのわくわく感がアップして、みんなで会を盛り上げられそうです。
あえて家族に招待状を出すことは、とてもユーモアにあふれた演出なので、お祝いの会がいっそう盛り上がるでしょう。
還暦を迎えた本人への招待状は、サプライズで送ってあげるとなお喜んでもらえます。
お祝いの会のことは内緒にしておき、予定の有無の確認をうまくできれば、喜んでもらえること間違いありません。
まとめ
家族や会社の上司、お世話になった恩師が60歳を迎え、還暦祝いの会を開催するなら、最初にひと手間かけて招待状を出すのがおすすめです。
招待状をハガキにする場合は、お祝いの会の2〜3カ月前に出せば時間に余裕ができ、参加者の負担になりません。
また、ハガキの必要部数が多く、作成時間がないときは、コストはかかりますが業者に依頼すると便利です。
メールで招待状を出す場合、件名を工夫して、本文に会の詳細を分かりやすく書くと、返信をもらいやすくなります。
家族のみでお祝いをするときも、招待状を出せば特別感を演出できてよい思い出になるはず。家族の集まりがいつもとは違う非日常なひとときとなるでしょう。
還暦を迎えた本人と参加者には、それぞれ異なる文章を送るよう気をつけてください。
招待状を「お祝いを盛り上げるアイテム」として活用し、素敵な還暦祝いの会になるようにしましょう。
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